Otra empresa ha sido disuelta después de una investigación. Esta empresa es Advanced Media Information Limited (AMI).

 La investigación descubrió que la empresa AMI produjo ganancias de más de £1.6m, de los cuales £875,000 fueron pagados a los oficiales de la compañía. 

La culpa cayó sobre el director actual, el director anterior y una persona con un cargo alto en ventas. 

Los investigadores encontraron que la empresa falló en mantener, preservar y entregar records de contabilidad adecuados para explicar estos pagos. Además, el director no cooperó con las investigaciones. 

Todas las empresas deben tener records financieros de los seis últimos años. Si usted no mantiene records adecuados o si no los mantiene por el periodo de tiempo requerido (6 años), usted tal vez deba pagar una sanción. 

Como empleador, usted debe mantener PAYE records de los tres años anteriores al año actual. Como contratista usted debe someterse al Construction Industry Scheme (CIS), usted debe mantener records de sus CIS de los últimos tres años (además del año actual). 

Debe mantener un record de ventas y recaudación, incluyendo recibos.

Por ejemplo:

• Rollos de caja.
• Recibos de ventas.
• Estados de cuenta bancarios.
• Consignaciones en el banco. 

Debe mantener un record de todas las compras y gastos, incluyendo compras que se realicen en efectivo.

Por ejemplo:

• Recibos.
• Recibos de compras.
• Estados bancarios y de tarjeta de crédito.
• Talones de chequeras.
• Gastos de automóviles y registro de kilometrajes. 

Usted debe mantener documentos que contengan detalles sobre el pago de impuestos que su empleador le provea, incluyendo:

• El P45 - si usted deja su trabajo, la parte 1A de este formulario muestra su pago y los impuestos hasta el día de su partida.
• El P60 – si usted esta trabajando el 5 de abril, esta sección del formulario muestra su pago y detalles de impuesto por el año.
• Formulario P11D- este muestra detalles de sus gastos y beneficios, como empresa, carro y seguro de salud. 

Usted también debe mantener evidencia de cualquier otro ingreso o beneficio de su empleador que no este cubierto en la lista anterior, por ejemplo:

• Cualquier propina o gratificación recibida (este no aplica cuando su empleador le paga esto a través de un método llamado el sistema ‘tronc’, lo cual significa que ya han extraído el impuesto de esta gratificación).
• Beneficios en especie, por ejemplo vouchers de comida que usted reciba en conexión de su trabajo pero de una persona que no sea su empleador.
• Cualquier suma que la haya sido dada pero que no este incluida en el P60 o P45, por ejemplo incentivos. 

Usted debe mantener record de sus gastos. Cuando es empleado usted tal vez deba gastar dinero de su bolsillo para realizar su trabajo. Tal vez usted pueda reclamar por alguno de estos gastos para reducir impuestos que deba pagar. Deberá mantener records para que pueda incluir estos gastos en la Autoevaluación de la Declaración de Impuestos. 

Records de beneficios 

Usted debe mantener cualquier documento relacionado con:

• Beneficios del seguro social.
• Pago estatutario por enfermedad.
• Pago estatutario por maternidad, paternidad o adopción.
• Subsidio para aquellos que están buscando empleo. 

Records de pensión 

Usted debe mantener:

• Su formulario P160 (parte 1A), el cual usted recibió cuando se retiró y empezó a recibir pensión de su antiguo empleador.
• El formulario P60 dando detalles de su pensión y deducción de impuestos.
• Cualquier otro detalle de una pensión (incluyendo una pensión estatal) y el impuesto deducido de esta. 

Intereses, dividendos u otras ganancias de ahorros en el Reino Unido, inversiones o fideicomisos 

Usted debe mantener:

• Declaraciones bancarias y de creación de consorcios o libros con historiales.
• Declaraciones de intereses y cualquier otro ingreso que usted haya recibido de ahorros o inversiones.
• Certificados de deducción de impuestos proveídos por su banco.
• Vouchers de dividendos recibidos por empresas británicas.
• Otros vouchers como vouchers de dividendos.
• Vouchers de impuestos de unidad de Confianza.
• Certificados de seguros de vida.
• Detalles de cualquier ingreso que usted reciba de un fideicomiso.

Usted también debe mantener: 

• Detalles de cantidades excepcionales que usted haya recibido, por ejemplo herencias.
• Correspondencia y otra documentación relacionada con sus ahorros e inversiones. 

Ingresos por propiedades 

Si usted tiene ingresos por arrendar una propiedad, usted debe mantener detalles de la renta que ha recibido y gastos que esto le haya generado. 

Ingresos extranjeros o ganancias 

Usted debe mantener vouchers de dividendos, certificados de impuestos y records financieros personales, incluyendo: 

• Evidencia de ganancias fuera del país, por ejemplo por trabajo efectuado en el extranjero o por arrendar una propiedad en otro país.
• Recibo de cualquier gasto que usted quiera reclamar.
• Certificados de dividendos de empresas en el extranjero.
• Certificados o dividendos de pago de impuesto – ya sea en el Reino Unido o en el extranjero. 

Ingresos por planes de acción para empleados o beneficios relacionados 

Usted debe mantener información de cualquier acción opcional que se le haya dado o acordado, incluyendo: 

• Certificados de copias de acciones.
• Correspondencia sobre cualquier cambio de sus opciones.
• Información sobre lo que usted pagó por sus acciones y las fechas relevantes.
• Detalles de cualquier beneficio que usted haya recibido como empleado accionista. 

Record de impuestos de ganancias sobre el capital 

Los records que usted debe mantener dependen de las circunstancias – pero es una buena idea mantener los records asociados con los activos que usted a poseído dado el caso que usted tenga una perdida o ganancia cuando venda, done, transfiera o permute a: 

• Calcular su ganancia o pérdida patrimonial.
• Llenar su declaración de impuestos.
• Hacer reclamos – como reclamos por pérdidas. 

Creo que lo mejor es que usted mantenga records de todo, mejor prevenir que curar.